Penataan dilakukan secara menyeluruh terhadap arsip dinamis (aktif dan inaktif) maupun arsip statis, dengan merujuk pada regulasi pusat, provinsi, hingga Peraturan Walikota (Perwal) yang berlaku. Manajemen kearsipan ini diterapkan secara ketat sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP), mulai dari sistem penyimpanan, kodifikasi, hingga jadwal retensi arsip.
Dispusip juga memaparkan kesigapan jajarannya dalam melakukan mitigasi kedaruratan terhadap dokumen negara yang terdampak bencana alam. Salah satu contoh nyata adalah penanganan kedaruratan terhadap sejumlah arsip penting yang sempat terdampak banjir beberapa waktu lalu.
“Arsip-arsip yang terkena dampak banjir langsung kami tangani sesuai SOP. Ada dokumen yang berhasil diselamatkan melalui proses restorasi, namun ada juga yang tidak dapat diselamatkan. Untuk arsip yang rusak total dan harus dimusnahkan, prosesnya tetap melalui mekanisme legal dan wajib mendapatkan persetujuan resmi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” pungkasnya.